Sebelum mengadakan sebuah acara atau event misalnya saja seminar nasional, seminar bisnis, atau event lainnya tentu saja akan akan ada beberapa persiapan yang perlu anda lakukan sebelumnya. Untuk anda yang baru saja atau pertama kali menjadi seorang panitia tidak perlu khawatir mengenai apa saja yang di lakukan dalam persiapan seminar karena akan kami bahas di bawah ini.
Untuk anda seorang mahasiswa pasti tidak akan asing dengan kegiatan-kegiatan yang berbau seminar ini, karena sebagian besar seminar nasional atau pun seminar jenis lainnya menargetkan pada mahasiswa-mahasiswa. Tujuan utama seseorang mengikuti sebuah seminar adalah untuk mendapatkan ilmu secara langsung dari seorang pembicara yang memaparkan materi dalam seminar tersebut.
Tingkat keberhasilan sebuah acara tidak hanya dinilai dari berapa banyaknya peserta yang mengikuti kegiatan tersebut, tetapi juga ditentukan dari persiapan yang matang di balik layarnya. Panitia dan semua aspek yang ada di dalam persiapan seminar berperan penting untuk menakar tingkat keberhasilan sebuah acara. Misalnya saja pemberian seminar kit kepada para peserta.
Seminar kit memang jika dilihat memang tidak terlalu mencolok, tetapi peran seminar kit dalam sebuah seminar merupakan hal yang penting. Banyak panitia yang mencari paket seminar kit murah tetapi tidak mengecek kembali apakah sudah sesuai apa belum. Terkadang banyak yang tergiur dengan paket seminar kit yang dikategorikan murah tapi ternyata mengecewakan. Jadi pastikan kembali pada mencari vendor untuk seminar kit murah dengan harga terbaik dan terpercaya dengan hasil yang tidak murahan tentu saja.
Persiapan-Persiapan Dalam Seminar
Untuk mendukung keberhasilan sebuah seminar agar berjalan lancar sesuai dengan harapan, serta tercapainya semua tujuan-tujuan yang ada maka anda perlu mempersiapkan beberapa hal sebelum mengadakan sebuah seminar. Berikut telah Aleta rangkumkan untuk anda apa saja persiapan yang perlu anda lakukan sebelum mengadakan acara seminar.
1. Tentukan Tema Seminar
Hal pertama yang dapat anda persiapkan adalah menentukan sebuah tema yang diangkat untuk menjadi tema seminar anda. Tentukan dan pilih tema-tema seminar yang menarik dan sedang menjadi topik hangat di tengah masyarakat umum. Tema seminar merupakan pondasi yang cukup penting perannya dalam menentukan keberhasilan sebuah seminar.
Salah satu alasan peserta akan menghadiri seminar anda karena tertarik dengan topik yang akan anda angkat yang sesuai dengan topik hangat yang sedang viral. Tema seminar juga menjadi ujung tombak untuk berlanjut ke tahap selanjutnya seperti siapa yang anda targetkan untuk menghadiri seminar anda, serta dalam menentuka siapa yang akan hadir sebagai pembicara di seminar tersebut.
2. Tentukan Target Peserta
Persiapan seminar selanjutnya adalah menentukan siapa target peserta yang anda bidik untuk mengikuti seminar yang akan anda adakan tersebut. Dalam menentukan target peserta dapat mempermudah jalan ketika anda akan menentukan siapa pembicaranya, anda dapat . Ketahuilah juga bagaimana sikap dasar serta keinginan dari target peserta untuk menyesuaikannya dengan seminar tersebut. Tujuannya agar seminar semakin menarik minat peserta untuk mengunjungi seminar anda.
3. Tentukan Pembicara dan Moderator
Selanjutnya yang harus anda lakukan adalah menentukan siapa pembicara dan moderator di acara seminar anda. Ketika anda telah menentukan tema apa yang dijadikan topik pembahasan utama dalam seminar, lalu siapa target peserta yang dibidik, langkah selanjutnya adalah pemilihan pembicara. Dalam memilih pembicara persiapkan beberapa kandidat yang dikategorikan menguasai tema seminar. Jangan lupa juga dalam menentukan pembicara pilihlah yang familiar di kalangan target peserta, hal tersebut juga dapat menjadikan alasan bagi peserta untuk menghadiri seminar anda karena pembicara yang anda hadirkan.
Setelah menentukan pembicara, anda dapat menentukan moderator. Seorang moderator berperan penting dalam sebuah keberhasilan seminar. Karena disini tugas moderator sebagai pemimpin yang membawakan sebuah seminar. Pilihlah seorang moderator yang dapat membawakan seminar dengan baik, dan memiliki kemampuan untuk membagi porsi-porsi pemaparan secara pas dan tepat dari setiap pembicara.
4. Menyiapkan Peralatan
Ada berbagai peralatan dan perlengkapan yang anda butuhkan dan harus dipersiapkan untuk acara seminar. Contohnya saja seperti pengeras suara atau speaker, kemudian layar proyektor, laptop, papan tulis, perlengkapan tulis, dan sebagainya. Gunanya untuk menunjang sarana dan prasarana dalam acara seminar yang akan anda gelar.
5. Souvenir dan Seminar Kit
Salah satu hal yang harus ada dalam sebuah acara seminar ialah adanya souvenir atau cenderamata untuk pembicara dan moderator serta seminar kit untuk para peserta. Anda bisa dengan bebas memilih berbagai souvenir untuk dijadikan kenang-kenangan kepada pembicara dan moderator. Misalnya saja anda memberikan souvenir dari kerajinan tembaga atau barang lainnya yang berkesan untuk pembicara dan moderator.
Tidak lupa juga untuk peserta, disediakan seminar kit dari panitia yang isinya bermacam-macam. Berikan sesuatu yang berkesan di hati peserta dalam bentuk seminar kit ini, dengan seminar kit yang berkesan akan menumbuhkan mood yang baik pada peserta dan membuat peserta nyaman saat menikmati rangkaian acara seminar. Penting untuk anda memastikan bahwa seminar kit anda dibuatkan oleh vendor yang telah terpercaya.
6. Menentukan Lokasi
Hal selanjutnya adalah menentukan lokasi seminar diadakan. Sebenarnya anda bisa menggunakan aula atau yang lainnya untuk dijadikan tempat dilaksanakan seminar. Namun biasanya seminar-seminar sering diadakan di hotel dengan tujuan agar mempermudah anda untuk menyiapkan peralatan karena sudah ada fasilitas-fasilitas yang diberikan pihak hotel. Pilih lokasi yang strategis di tengah kota yang dapat dengan mudah dijangkau, dan memiliki tempat parkir yang luas.
Serta pastikan bahwa tempat atau lokasi yang anda pilih memiliki fasilitas penunjang lainnya, seperti listrik, wifi, toilet, ruangan untuk panitia, ruangan pembicara dan moderator, dan yang lainnya. Pastikan lokasi seminar memiliki ruangan yang luas dan cukup untuk menampung seluruh peserta seminar.
7. Konsumsi
Konsumsi merupakan hal yang tidak boleh terlewatkan ya, apalagi untuk peserta yang datang dari jarak jauh pastinya membutuhkan konsumsi. Selain itu jika durasi dari seminar anda panjang dan cukup lama, maka konsumsi sangat dibutuhkan untuk menjamu peserta beserta pembicara dan moderator. Jika anda tidak ingin repot dalam hal konsumsi, anda dapat menyewa lokasi seminar di hotel. Karena biasanya hotel telah menyiapkan paket sewa tenpat beserta konsumsinya, tinggal anda menyesuaikan saja dengan budgetnya.
8. Melakukan Promosi
Hal selanjutnya setelah anda mempersiapkan kebutuhan dari keseluruhan acara, hal yang tidak boleh dilupakan adalah promosi. Jika tidak ada promosi bagaimana target peserta anda akan tahu jika anda mengadakan seminar bukan? Ada banyak cara untuk mengiklankan event anda, mulai dari iklan online maupun offline. Iklan online misalnya saja mengikuti paid promote dari seorang influencer untuk mempromosikan acara anda. Untuk yang offline anda bisa menyebarkan pamflet, brosur, atau bisa juga memasang iklan di baliho-baliho pinggir jalan raya.
Itulah informasi mengenai persiapan seminar yang perlu anda ketahui. Anda dapat menemukan informasi lain seperti apa saja topik seminar yang menarik atau yang lainnya pada laman website Aleta.
